İşletmelerde büyük öneme sahip olan insan gücü sistemli bir şekilde organize edildiğinde ticari işletmeye büyük faydalar sağlamaktadır. İnsan gücünün kullanımı için belirli bir sistemin kusursuz ve hatasız bir şekilde çalışması şarttır. Bu sebeple geçmişte işletmeler sistemi kurmak ve işletmek için geleneksel yöntemler olan kağıda yazarak veya çizelge oluşturarak tutuyordu. Artık teknolojinin gelişmesi ile kağıt kalemlerin yerlerini dijital sistemler aldı. PDKS Personel Devam Kontrol Sistemi ile personel takibi artık hatasız bir şekilde yapılabiliyor.
Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) kısaca çalışanların çalışma süreleri, fazla mesaileri, izinleri ve devamsızlık bilgilerini hesaplayan, hakediş ve kesintilerini kayıt eden ve saklayan sistemlere verilen isimdir. PDKS sistemi ile işletme çalışanlarının tüm işe devam bilgilerini kontrol altında tutarak insan gücünden maksimum verimi alabilir. Günümüzde çalışan sayısının yüksek olduğu hemen hemen her işletme PDKS sistemlerinden faydalanmaktadır.
PDKS yüz tanıma, parmak izi okuma, elektronik kart gibi farklı metodlar ile elde edilen veriler ile çalışmaktadır.
🔹 Yazılım: PDKS sisteminin kalbi, personel devam kayıtlarını yönetmek, izinleri takip etmek, raporlar oluşturmak ve genel işleyişi yönetmek için kullanılan yazılımdır. Bu yazılım, çalışanların giriş ve çıkış saatlerini kaydetmek, izin taleplerini işlemek ve verileri saklamak gibi görevleri yerine getirir. Aynı zamanda verileri analiz etmek ve raporlamak için kullanılan araçları da içerebilir.
🔹 Donanım: PDKS sistemi, çalışanların giriş ve çıkış saatlerini kaydetmek için fiziksel cihazlar gerektirir. Bu cihazlar arasında kartlı geçiş sistemleri, parmak izi okuyucular, yüz tanıma sistemleri gibi cihazlar bulunabilir. Bu donanımlar, çalışanların kimliklerini doğrulamak ve devam kayıtlarını kaydetmek için kullanılır.
🔹 Veritabanı: PDKS sistemi, çalışanların devam durumu, izinler, gecikmeler gibi verileri saklamak için bir veritabanına ihtiyaç duyar. Veritabanı, tüm bu verilerin güvenli ve yapılandırılmış bir şekilde depolandığı yerdir. Bu veriler, daha sonra analiz, raporlama ve diğer işlemler için kullanılır.
🔹 Ağ Altyapısı: PDKS sistemi, cihazlar arasında veri alışverişi yapabilmek için bir ağ altyapısına ihtiyaç duyar. Bu, cihazların yazılım ile iletişim kurabilmesi ve verilerin güvenli bir şekilde iletilmesi için gereklidir.
🔹 Eğitim ve Destek: PDKS sistemi kullanıcılarının (örneğin, insan kaynakları personeli, yöneticiler) sistemi doğru ve etkili bir şekilde kullanabilmesi için eğitim ve destek gerekebilir. Bu, sistem hakkında bilgi sahibi olmalarını ve gerektiğinde sorunları çözebilmelerini sağlar.
🔹 Raporlama ve Analiz Araçları: PDKS sistemi, toplanan verileri analiz etmek ve raporlar oluşturmak için gereken araçları içerebilir. Bu, işverenlere ve yöneticilere çalışanların devam durumu, izin kullanımı ve verimliliği hakkında bilgi sağlar.
PDKS ile işletmeler öncelikle çalışanların haklarını korurken aynı zamanda işletmenin işçiye kesintiler ve hakkedişler ile ilgili ödemeler konusunda hata payını sıfıra indirmiş olur. Çünkü PDKS tüm verileri hesaplayarak yasal sınırlar içinde en doğru veriyi sunar. Bu sayede çalışan verimliliği artarken, işletmenin ise olası fazla ödeme gibi hatalı durumlardan kaçınmasını sağlar. Kısaca bu sistem ile hem işçinin hem de işletmenin hakları korunmuş olur. Personelin işe geliş gidiş saatlerini tutabilen, vardiya bilgilerini ve fazla mesailerini baz alarak hesaplamalar yaparak sonuçları hızlı bir şekilde veren PDKS ile işletmeler büyük bir efordan kurtulmuş olurlar.
🔹 Devam Kontrolü: PDKS sistemleri, çalışanların işe geliş ve işten çıkış saatlerini doğru bir şekilde kaydederek devam durumunu takip eder. Bu sayede işyerindeki devamsızlık ve gecikmeleri kontrol etmek mümkün olur.
🔹 Çalışma Saatlerinin Takibi: Bu sistemler, çalışanların günlük, haftalık veya aylık olarak ne kadar çalıştığını kaydederek, toplam çalışma saatlerini hesaplar. Bu veriler, maaş hesaplamaları ve performans değerlendirmeleri için kullanılabilir.
🔹 İzin Yönetimi: PDKS sistemleri, çalışanların izin taleplerini kaydederek, onay süreçlerini yönetir. İzin talepleri ve izin hakları, sistem üzerinden takip edilir, böylece izinlerin düzenli ve adil bir şekilde kullanılması sağlanır.
🔹 Raporlama ve Analiz: Bu sistemler, çalışan devam durumu, gecikmeler, izinler ve diğer ilgili veriler üzerinden detaylı raporlar ve analizler oluşturabilir. Bu raporlar, yöneticilere işgücü yönetimi konusunda daha iyi bilgi sağlar.
🔹 Veri Güvenliği: Personel devam kontrol sistemleri, çalışanların kişisel verilerini güvenli bir şekilde saklamak ve işlemek için gerekli güvenlik önlemlerini sağlar. Bu verilerin yetkisiz erişimden korunması ve gizliliğin sağlanması önemlidir.
🔹 Hız ve Otomasyon: Personel yönetim sistemleri, manuel kayıt işlemlerine göre daha hızlı ve otomatik bir şekilde çalışır. Bu da işverenlere ve insan kaynakları ekiplerine zaman kazandırır.
🔹 Yasal Uyumluluk: Çalışma saatleri, izinler ve diğer ilgili konularda yasal gerekliliklere uygunluk sağlar. Bu sayede işverenlerin yasal yükümlülükleri yerine getirmesi desteklenir.
🔹 İnsan Kaynakları Yönetimi: PDKS sistemleri, insan kaynakları departmanlarının personel yönetimi süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Personelin devam durumu, performans ve verimlilik gibi konuların daha iyi yönetilmesini sağlar.
Çalışan sayısı farketmeksizin tüm işletmeler bu sistemi kullanabilirler. Günümüzde tekstil, üretim, zincir marketler gibi aklınıza gelebilecek neredeyse tüm sektörlerde PDKS kullanılmaktadır. Bunun dışında özellikle vardiyalı çalışan işletmelerde oldukça verimli bir süreç sağladığı için yoğunlukla kullanılmaktadır.
Personel Devam Kontrol Sistemi kullanımı işletmenin dinamiklerine göre yüz tanıma, parmak izi okutma gibi sistemlerden birini seçerek kullanıma başlanabilir. Seçilen sistem kurulumu yapıldıktan sonra çalışan verilerinin sisteme tek tek tanımlanması ile sistem çalışabilir duruma gelecektir. Personel tanımlamaları ile birlikte günlük, aylık verileri işleyen sistem işçinin işe geliş gidiş ve mesaileri gibi bilgileri işleyecektir. İşveren istediği zaman bu bilgilere erişebilecek ve işleyebilecektir. Ayrıca çoğu işletmede olduğu gibi ay sonu işçinin hakedişlerinin hesaplanmasında da oldukça işe yarayacaktır. Bordrolama süreçlerinde hata payını sıfıra indiren bu sistem ile tüm süreç kontrol altında tutulmuş olacaktır.
.webp)
